Administratief sterk starten in 2019: 3 praktische tips

Ontwerp zonder titel (10)

Hey Ondernemer

De naderende start van een nieuw jaar, brengt voor jou extra werk met zich mee.
Want wat is nu een nieuw jaar zonder het opmaken van jouw jaardoelen?

Deze jaardoelen zorgen voor focus.
Ze geven je richting
Je kan al je acties hieraan aftoetsen.

Welk budget heb ik voorzien voor sales, marketing, personeel, enz…

Wat zijn mijn omzetdoelen?

 

Welke acties ga ik ondernemen om deze te bereiken?
Welke evaluatiemomenten plan ik om mijn resultaten te meten?

Logische zaken toch?

Vanzelfsprekend zelfs dat je je hier op voorbereid.
Wat dit geeft jouw focus en richting.
Dit zorgt er voor dat jij weet waar je naartoe wil met je business.
Dat jij weet aan wat je je kostbare tijd gaat besteden.

 

En daar komt de maar…

MAAR Heb jij je administratie al even onder de loep genomen in aanloop naar volgend jaar?

MAAR Heb je er wel aan gedacht om uit te zoeken hoe jij meer tijd kan besteden aan je business door je NU al voor te bereiden op een efficiëntere administratie?

 

“Ondernemers zijn per week gemiddeld 15,7 uur bezig met administratie. Gemiddeld is dat 3,15 uur per dag in een werkweek van 5 dagen”
(Onderzoek Unizo – maart 2018)

Heb jij hier zin in?
Wil jij dit?
Wil jij je weer ergeren aan die administratie?

Nee?

Wel, ik geef je 1000% gelijk. Want zo hoeft het niet te zijn.

Hieronder vind je 3 tips die jij NU kan implementeren om jouw volgende businessjaar beter te starten.

Voor minder chaos in je administratie
Let’s do this…

Tip 1: Go digital!
Het overzicht behouden in al je inkomende administratie, facturen, ‘btw bonnekes’… is op zich al een uitdaging. Wanneer dit dan ook nog langs verschillende kanalen binnenkomt, is het nog lastiger om niets over het hoofd te zien.

Je inkomende facturen digitaal laten binnenkomen, zorgt er voor dat je ‘ een single point of entrance creëert’. Ook je ‘BTW bonnekes’ kan je best direct bij ontvangst gaan digitaliseren. Zo gaat er niets verloren en heb je alle info bij elkaar.

De voordelen van zo’n ‘single point of entrance’

  • Je hebt maar 1 kanaal waar alles binnenkomt
  • Je kan gemakkelijker alles gaan bewaren in de juiste files en folders
  • Toch prints nodig voor je boekhouder? Easy Peasy, alles staat bij elkaar, dus met enkel kliks, print je de hele handel.
  • Je kan de betalingen beter gaan plannen

Niets dan voordelen dus.

Opdracht: Neem contact met je leveranciers. Vraag hen om met ingang van 1/1/2019 jouw facturen enkel nog digitaal te bezorgen.

Tip 2: Update je mappenstructuur naar het nieuwe jaartal

Om het overzicht te bewaren is het enorm belangrijk om consistentie te creëren.

Het is effectief zo dat als er mapjes en folders bestaan, je deze onbewust veel vaker en consequenter gebruikt. Je plaatst documenten niet meer zomaar ergens neer omdat je ze straks gaat filen.

Vaak werk je hier met mappen met benamingen per kwartaal of per jaar. Belangrijk is om deze mappen en folders nu al klaar te zetten, zodat jij ready to go bent in het nieuwe jaar.

Opdracht: Ga na voor welke mappen en folder jij een naam en/of onderverdeling gebruikt met het jaartal in. Maak hiervoor al nieuwe mapjes aan voor 2019.

Tip 3: Hou grote kuis

Een nieuw administratief jaar opstarten op de ‘rommel’ van vorig jaar is niet direct het meest productieve idee.

Je moet eerst zaken opkuisen om een betere en frissere start te maken.

Ruim je bureau op en gooi alle papieren die niet meer nodig weg.

  • Wat niet weg mag, digitaliseer je.
    Bekijk je mailbox, en verwijder alle onnodige .

Ja, ook uit die verzonden items en spam.

Zijn er documenten die je nodig hebt, haal ze uit die mailbox en zet ze in je folders

Opdracht: Bekijk je mappen, papieren,…. Gooi alles wat oud is, weg. Bewaar enkel de noodzakelijke documenten en digitaliseer deze.

Zo, nu kun jij het jaar starten met een nette bureau, een opgekuiste inbox en de wetenschap dat alle folders die nodig hebt, gewoon op jouw documenten wachten. Geen excuses meer om zaken niet onmiddellijk op de juist plaats op te slaan.

Wil je nog meer tips ontvangen? Blijf me dan zeker volgen.

Nu is het echter aan jou.

  • Wat ga jij als eerste aanpakken?

Laat het mij zeker weten in de comments!

Enthousiaste groetjes en een geweldig businessjaar gewenst!

Melissa

PS: Loop je ergens vast, weet je niet waar starten? Ik ben er om jou te helpen. I help drukbezette ondernemers meer tijd, meer focus en meer business te genereren door hen organisatorisch en administratief bij te staan. Wil je meer weten? Contacteer mij op 0498/219862 of mesa-vapartner@outlook.com